O digital trouxe importantes contribuições para os procedimentos internos de empresas, especialmente na esfera Jurídica. Como resultado, vemos mais celeridade em contratos e em processos corporativos. Hoje, vamos abordar um dos diversos pontos relacionados a contratos e procedimentos no universo digital: o de arquivamento de documentos. Como hoje eles já podem nascer digitais – ou seja, serem elaborados e aprovados por meio de e-mails ou sistemas, bem como receberem assinaturas digitais – sempre ressaltamos a nossos clientes a necessidade do devido arquivamento e gerenciamento desses documentos. Afinal, se papeis arquivados fisicamente estão sujeitos a extravios e a danos diversos (umidade, vazamento, fogo, mofo, entre outros), os documentos virtuais também estão. Eles podem ser alvo de problemas de servidor, não terem backup, sofrerem ataques de hackers ou até serem apagados. Nesse sentido, os documentos jurídicos digitais merecem o devido gerenciamento com o apoio de ferramentas de gestão. Falamos aqui então dos softwares e sistemas desenvolvidos especialmente para ele. Atualmente, existe uma série de empresas especializadas nessas soluções e que podem ter um produto que se adequa perfeitamente ao fluxo da sua empresa. Ou então até adaptar softwares desenvolvidos para o segmento jurídico para atividades específicas do seu dia a dia. Além disso, é fundamental que a alta gestão companhia tenha definido como devem ocorrer os procedimentos de elaboração, aprovação, assinatura e gestão desses documentos. Nesse sentido, a criação de normas e procedimentos de compliance são fundamentais na escolha pela solução tecnológica para esse fluxo e armazenamento. Nós do RDG Advogados temos contribuído para o desenvolvimento de uma série de procedimentos e regras internas de empresas de diversos portes e mercado. Percebemos que, diante da atualidade do tema, a grande maioria não está preparada ou adequada às atividades e processos internos ideais que a documentação digital demanda. Outro dado interessante é que o olhar para a documentação digital está otimizando o dia a dia com relação também aos documentos físicos, já que a substituição do controle analógico ou a melhor estruturação do modelo de gestão, diminui a perda de informações e acelera a busca, por exemplo, de informações contratuais. Sabemos que muitas companhias receiam fazer essa gestão de maneira eletrônica, principalmente com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Mas alguns procedimentos, como definição de perfis de acesso, login e senha, podem contribuir para a segurança dessas atividades. Coube-nos então olhar para os riscos globais das organizações, inclusive à luz das normas que em breve entrarão em vigor, para ajudar nossos clientes a criarem uma grande e segura mudança de patamar na rotina de contratos.
